Die Verwendung von Softwareprodukten sowie Lizenzverträgen und -bedingungen beinhalten komplexe Regelungen, wie die Software verwendet werden darf. Das erworbene Nutzungsrecht an dem Softwareprodukt wird durch den Hersteller festgelegt und muss bei der Verwendung durch das Unternehmen bzw. deren Mitarbeiter eingehalten werden.
Software/Lizenzen sind Mittel zum Zweck und werden oft bei Bedarf beschafft. Strategische Möglichkeiten, Vertragsoptimierungen oder weitere Nutzung bestehender Lizenzen werden nur selten nachverfolgt. Dokumentation und Datenablage von Lizenznachweisen werden vernachlässigt. Dadurch entstehen Haftungsrisiken. Lizenzverstöße werden zu spät aufgedeckt oder gar erst durch ein Audit eines Software-Herstellers offenbart.
Leider werden Gefahren durch falsche Lizenzierungen und das Potential einer Vertrags- oder Bestandsoptimierung in der Regel unterschätzt. Die Gefahr einer Aufforderung zur Offenlegung der eigenen Lizenzsituation und die Verfolgung von Lizenzverstößen durch Software-Herstellermachen das Arbeitsfeld „Lizenzmanagement“ zu einem notwendigen Bestandteil der Risikooptimierung und zur Erhaltung der Compliance.