Welche Software wie im Unternehmen genutzt wird – darüber den Überblick zu behalten wird in Zeiten von hybriden Infrastrukturen und unterschiedlichsten „As-a-Service“-Modellen immer schwieriger, aber auch wichtiger. Nicht nur, um Haftungs- und Sicherheitsrisiken sowie den Aufwand für lästige Audits zu minimieren. Sondern vor allem auch, um Softwareausgaben besser zu steuern und Kosten einzusparen.

Herausforderung: Raus aus der Kostenfalle

Die Anforderungen an die IT ändern sich schneller und häufiger. Schon jetzt fällt es Unternehmen schwer, vorhandene Softwarelösungen oder geplante Investitionen zielgerichtet am internen Bedarf auszurichten. Es werden zum Teil hohe Beträge für Software bezahlt, die gar nicht oder nur selten genutzt wird. Der Grund ist die mangelnde Transparenz über die Software-Assets.

Der Überblick über Softwarebestand und tatsächliche Nutzung ist oft unübersichtlich, so dass die Kosten und Risiken außer Kontrolle geraten können. Beispielsweise wenn inaktive und ungenehmigte Nutzerkonten nicht erkannt werden, der Lizenzbestand beim On-, Off- und Crossboarding von Mitarbeitenden nicht entsprechend angepasst wird, oder aufgrund fehlender Nutzungsdaten ein teures Abonnementmodell gewählt wird.

Die Folge: Die IT-Ausgaben steigen, doch ein Teil des IT-Budgets versandet, weil die Investitionen nicht dort ankommen, wo sie tatsächlich gebraucht werden. Etwa wenn vorhandene Lizenzen in einem Fachbereich brach liegen, während in einem anderen Bedarf besteht. Gleichzeitig erleichtern es Cloud-Produkte den Mitarbeitenden, Applikationen zu verwenden, die nicht bezahlt bzw. lizenziert sind. Und als wäre das nicht schon genug, führen geänderte Lizenzanforderungen zu zusätzlichem Ungemach: Weil das, was bislang sauber lizenziert war, nicht länger compliant ist. Wie jüngst im Fall von Oracle und Java.

Volle Transparenz und Kostenkontrolle mit SAM

Basierend auf Best-Practice-Prozessen und Matrix42 unterstützt netgo Kunden dabei, ein nachhaltig ausgerichtetes SAM (Software Asset Management) aufzubauen. Dieses macht alle Software-Assets transparent – lokal und in der Cloud.

Es gibt Antworten auf folgende Fragen:

• Welche Software-Programme einschließlich Versionsstände sind installiert?
• Was davon wird tatsächlich genutzt?
• Wie viele und welche Lizenzen haben wir gekauft?
• In welchen Verträgen sind die Lizenzen und Nutzungsrechte hinterlegt?

Dazu werden sämtliche Systeme, Lizenzen und Verträge inventarisiert. Intelligente Tools erfassen, welche Softwareprogramme auf den Rechnern und Servern installiert sind. Die automatische Erkennung (z.B. anhand von Fingerprints) umfasst auch das Lizenzmodell (z.B. Concurrent oder Named User-Installationen), die Nutzungsrechte sowie das Tracken des Cloud-Verbrauchs. Das Ergebnis ist eine verlässliche Datenbasis über das gesamte technische und kaufmännische Inventar. Dadurch erlangt die Unternehmens-IT volle Kontrolle und Sichtbarkeit über die Software-Assets, um Softwareausgaben bedarfsgerecht zu steuern, Kosten einzusparen und Sicherheitsrisiken auszuschalten.

Reports liefern wertvolle Einblicke:

• Wo kann ich nicht ausgelastete oder überdimensionierte Softwarelizenzen abkündigen, downgraden oder neu zuzuweisen?
• Wo bestehen Sicherheitsrisiken durch nicht richtlinienkonforme Installationen?
• Wo bin ich unter- oder überlizenziert?
• Welche Tools lassen sich standardisieren, um z.B. den Wartungsaufwand zu reduzieren oder bessere Bundles bei einem Hersteller auszuhandeln?
• Wie viele Cloud-Ressourcen werden von welcher Abteilung verbraucht, um Einsparpotenziale aufzudecken oder die Kosten entsprechend zuzuweisen?

Von der Automatisierung bis hin zu Managed SAM

Die Platinum-Partnerschaft zwischen netgo und Matrix42 ermöglicht es, das volle Potenzial der KPMG-zertifizierten Plattform auszuschöpfen. IT-Abteilungen erhalten durch regelmäßige Überprüfungen aller Geräte im Firmennetzwerk einen verlässlichen Überblick über die Softwarenutzung – egal ob auf Smartphone, Desktop und Server oder in virtuellen, hybriden und Multi-Cloud-Umgebungen – und sind jederzeit für Audits gerüstet. Die vielfältigen Optionen zur Automatisierung unterstützen und entlasten die Mitarbeitenden. Die Möglichkeiten reichen von automatischen Benachrichtigungen, etwa bei Unter- oder Überlizenzierung, bis hin zu digitalen Workflows. Beispiele sind das automatische Deinstallieren unerwünschter Software oder das Ausführen von Prozesspaketen im Rahmen eines On- oder Offboardings (z.B. Zuweisen/Rückgabe aller Softwarelizenzen, Deployment/Entfernen der Softwareinstallationen, Einrichten/Sperren von Zugriffen auf Cloud-Produkte wie M365).

netgo unterstützt nicht nur bei der Implementierung und bei kaufmännischen und lizenzrechtlichen Aspekten, sondern bietet über unsere Schwesterfirma sila consulting auch Managed SAM als Rundum-Sorglos-Paket an.