Diese Frage stellt sich unsere Auszubildende Anna und macht sich auf der Suche nach Antworten. Fündig wird sie bei unserem Software-Asset-Management Consultant Lars. Er erklärt leicht verständlich, was sich hinter SAM verbirgt und welchen Nutzen es Unternehmen bringt.
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Jedes Jahr werden für die Bereitstellung von on-Premise und cloudbasierter Software erhebliche Summen aufgewendet – was vielen Unternehmen jedoch fehlt, ist ein ausreichender Überblick über die bereitgestellte und genutzte Software. Das birgt nicht nur lizenzrechtliche (Compliance-) Risiken in Form von teuren Nachzahlungen für Software, auch die Investitionen für Software-Wartungen übersteigen den notwendigen Rahmen. Am Ende fehlt das Geld unter Umständen für wichtige IT-Investitionen.
Eine Software Asset Management (SAM)-Lösung kann hier Abhilfe schaffen. Doch nur die Lösung allein reicht nicht aus: Die Erfahrung zeigt, viele unternehmensinterne SAM-Projekte und -Einführungen scheitern oder erfüllen die Erwartungen nicht. Die Gründe sind vielfältig.
Ohne klare Ziele, keine Erfolgsmessung – so viel ist klar. Bei vielen SAM-Projekten wird dieser Punkt allerdings immer wieder außer Acht gelassen. In der Vergangenheit ging es häufig darum, die Compliance gegenüber dem Softwarehersteller einzuhalten und möglichst aufwandsarm ein Software Audit zu überstehen. Die heutigen SAM-Projekte und Einführung von Lizenzmanagement in Unternehmen gehen einige Schritte weiter:
Die Zielsetzung kann nur erreicht werden, wenn nachhaltige, valide Transparenz über Informationen wie Organisation, Rahmenverträge und Beschaffungen, Softwareinstallationen sowie deren Verwendung, Spezifikationen physischer und virtueller Computer, Beziehungen, Cloud Nutzung sowie Cloud Strategie geschaffen wird. Hierbei hilft der Einsatz eines SAM Tools.
Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass diese Informationen durch verschiedene Abteilungen und Prozesse im Unternehmen hervorgerufen oder verändert werden. Aus diesem Grund muss es ein grundlegendes Ziel sein, SAM als eine Integration in verschiedenen Prozessbereichen zu verankern, um alle relevanten Informationen in einer hohen Qualität generieren und auswerten zu können.
An erster Stelle steht das Beschreiben der Projektphasen und die Definition eines klaren Umfangs bezüglich der im Fokus liegenden Software-Hersteller. Üblicherweise sind es herstellerseitig jene 20%, für die 80% aller Softwarekosten anfallen. Daher ist es empfehlenswert, sich auf diese wichtigsten Software-Hersteller zu beschränken – denn: Lizenzmanagement ist umfangreich und nicht wenige Projekte scheitern an dem Vorhaben, sämtliche Software aktiv verwalten zu wollen.
Bei der Vorbereitung und Umsetzung bietet es sich an, externe Berater hinzuzuziehen. Das beugt unnötigen Fehlern vor, die unter Umständen nicht nur viel Zeit kosten, sondern auch den Projekterfolg gefährden könnten. Denn je nach Ausgangssituation und Begleitumständen kann ein SAM-Projekt variieren.
SAM und Lizenzmanagement ist eine komplexe Angelegenheit, in die mehrere Abteilungen innerhalb einer Organisation involviert sind: der IT-Betrieb, das IT-Servicemanagement (ITSM), Datenschutz, der Einkauf und das Finanzcontrolling. Deshalb ist das Lizenzmanagement vor allem eine organisatorische Herausforderung.
Nach der Identifizierung des individuellen Bedarfs, werden Prozesse pragmatisch aufgesetzt und von dieser Basis aus umsichtig skaliert – ansonsten droht schnell ein „Overkill“. Es ist besser, zügig eine 80%-Erfolgsquote zu erreichen, als beim verzweifelten Versuch, eine 100%-Abdeckung aller möglichen Details herzustellen, zu scheitern.
Der Ansatz einer „100%-Abdeckung“ ist ohnehin unrealistisch, da die IT-Umgebung aller Wahrscheinlichkeit nach während des Lizenzmanagementprojekts nicht stillsteht, sondern sich weiterentwickeln wird. Dies macht einen pragmatisches, wiederkehrendes Lizenzmanagement zum einzig gangbaren Weg.
In der neuen Webinar-Serie „Software Asset Management, überzeugend einfach“ sehen Sie live und im Nachgang als Aufzeichnung, wie SAM funktionieren kann. Dort erfahren Sie auch, wie sie das volle Potenzial Ihres SAM freisetzen und dabei alte und neue Herausforderungen wie SaaS, Software Audits und Kostenfallen großer Hersteller wie Microsoft und Oracle lösen.
„Zukunft säen – seit 1856“ – der Unternehmensleitsatz gilt auch für die IT-Infrastruktur des Saatgutherstellers KWS SAAT SE & Co. KGaA aus Einbeck: Durch ein SAMProjekt unter Federführung der netgo-Tochter sila consulting auf Basis von Matrix42 erhält die Globale IT in der Firmenzentrale nun stets einen aktuellen Überblick über die weltweit verwendeten Softwarelizenzen im komplexen Umfeld von Microsoft.
Kunde KWS SAAT SE & Co. KGaA
Lösungen
KWS ist eines der führenden Pflanzenzüchtungsunternehmen weltweit. Seit mehr als 165 Jahren wird KWS als familiengeprägtes Unternehmen eigenständig und unabhängig geführt. Schwerpunkte sind die Pflanzenzüchtung und die Produktion sowie der Verkauf von Mais-, Zuckerrüben-, Getreide-, Raps-, Sonnenblumen- und Gemüsesaatgut. Ein Erntefest besonderer Art feierten die Züchter aus Niedersachsen kürzlich auch, als es um ein Projekt im Rahmen des Software-Managements ging: „Wir haben eine hohe Anzahl an komplex zu verwaltenden Softwarelizenzen. Regelmäßig verändern sich zudem die Lizenzbedingungen. Unser Anliegen war es, die Lizenzlandschaft besser erfassen zu können und Software optimiert einzusetzen“, berichtet Selcuk Oezcam, IT Lizenzmanager der KWS Gruppe. Dass im Laufe der Jahre der Überblick über die Nutzung von Anwendungen ohne externe Unterstützung kaum zu bewältigen ist, erstaunt nicht, blickt man hinter das Geschäft des Saatgutherstellers mit einem jährlichen Umsatzvolumen von rund 1,3 Mrd. Euro: Für die IT-Abteilung von KWS gilt es, die Clients von nicht weniger als 6.000 Mitarbeitern in mehr als 70 Ländern weltweit permanent im Auge zu behalten.
Oezcam: „Das Software Asset Management für so viele Anwender ist ein hoch komplexes Thema, weil ständig neue Lizenzen hinzukommen, andere wegfallen und Anforderungen sich ändern oder neue Anforderungen entstehen. Die Masse an unterschiedlichen relevanten Softwareherstellern macht es schwierig, hier zeitnah auf sich ständig ändernde Situationen reagieren zu können. Wir haben uns deshalb eine externe Beratung ins Boot geholt, die uns im Hinblick auf eines unserer großen Themen: Microsoft, unterstützt, damit wir lizenzrechtlich auf der sicheren Seite sind, aber auch die Zeit finden, um unsere vielen anderen Softwarelizenzthemen und die mit Software einhergehenden externen und internen Prozessthemen während des gesamten Produktlebenszyklus anzugehen“ Einen „respektvollen und verlässlichen Umgang“ wie mit Kunden und Lieferanten wünschte er sich dabei auch vom Implementierungspartner: „Es gibt viele Beratungshäuser auf dem Markt, aber nicht viele, die bestimmte Kriterien erfüllen. sila hat Expertise im Lizenzmanagement, Verständnis von Geschäftsprozessen und Know-how über das von uns verwendete Software Asset Management -Werkzeug von Matrix42.“ Der Partner müsse die Organisationsstruktur verstehen, Kenntnisse über besondere Lizenzierungssituationen wie in Produktionsbereichen mitbringen und wissen, wie sich das auf die Lizenzbedingungen auswirke, um eine höhere Transparenz und geringere Kosten für Software- Assets erreichen zu können.
Mit Matrix42 ist KWS nach den Worten Oezcams seit der Einführung in der Lage, Software-Lizenzen zu erfassen, automatisch zu verwalten und die Compliance zu gewährleisten. Ein weiterer Vorteil: Über das Matrix42 Contract Management können die IT-Verantwortlichen über ein zentrales, webbasiertes Repository auf alle Verträge und Vereinbarungen zugreifen. Dazu gehören Volumen-Lizenzvereinbarungen, Service Level Agreements (SLA), Operation Level Agreement (OLA), Underpinning Contract (UC) und Rahmenverträge sowie die zugehörigen Daten von Service-Providern.
Es gibt viele Beratungshäuser auf dem Markt, aber nicht viele, die bestimmte Kriterien erfüllen. sila hat Expertise im Lizenzmanagement, Verständnis von Geschäftsprozessen und Know-how über das von uns verwendeteSoftware Asset Management-Werkzeug von Matrix42.
Ein sila-Berater nennt die besonderen Herausforderungen von SAMProjekten dieser Art: „Anwender müssen intensiv geschult, Schnittstellen überwacht, das Lizenzmanagementmodul gefüttert und Metriken auf ihre korrekte Arbeitsweise geprüft werden.“ Und obwohl Matrix42 übersichtlich darstelle, wo Lizenzbaustellen existieren, sei tiefgehendes Know-how über das Tool und Lizenzmanagement zwingende Voraussetzung für eine qualifizierte Lizenzbilanz und den Projekterfolg. Dazu KWSManager Oezcam: „sila arbeitet absolut lösungsorientiert und berät uns zeitnah über aktuelle Vorkommnisse und Optimierungsmöglichkeiten.“
Die sila consulting GmbH ist seit 2008 als Beratungsunternehmen für Informationssicherheit und Datenschutz bekannt. Im Dezember 2020 verschmelzte sila mit seinem Schwesterunternehmen SAM Now GmbH (beide Teil der netgo group GmbH), Beratungsunternehmen für Software Asset Management. Warum dieser Schritt insbesondere für die Kunden logisch und konsequent war und was Software Asset Management mit Informationssicherheit verbindet, erklären unsere Consultants Lars Bäumer und Dirk Brand im ersten Teil der Video-Reihe „sila talk“ persönlich vor.
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